Кто как записывает сделанную работу?

[NNN5]

Как у кого организована запись порученной и сделанной работы?
У меня по работе постоянно идет карусель - присылаются новые задания, всплывают старые и т.п. Плюс попутно встают задачи по компьютеру (покопаться в настройках, сделать удобные пресеты и т.п.), плюс какие-то бытовые.
Нужно: видеть список текущих задач, процент выполнения, что требовалось сделать/что сделано, на каком этапе "сердце успокоилось", кто заказчик, а также дату создания, срок и общее время работы над проектом. Еще хорошо бы видеть приоритеты.
Пока что обхожусь функцией "Задачи" в Outlook. В принципе, почти все есть, но хотелось бы большего удобства. Реализовано довольно убого. А именно: чтобы каждый раз при редактировании легко вставлялась дата и время, и был реальный учет времени.
Есть у кого-нибудь опыт использования других простых и желательно бесплатных программ (Outlook корпоративный, соответственно бесплатный)?

 

[greenSnake]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

http://www.abstractspoon.com/tdl_resources.html

 

[NNN5]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

Сами используете? Хорошая штука!

 

[greenSnake]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

Использую. Есть риск закопаться в деталях (поначалу так и было), но потом понял, что не все подробности стоят того, чтобы их "документировать".

 

[Йожег]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?


Не по теме:
Есть риск потратить на документирование работы больше времени чем на саму работу

 

[NNN5]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

Потому и спрашиваю.
На самом деле цель у записей двоякая - и свою голову разгрузить, и чтобы было что начальству в нос сунуть: "У меня 17 задач!!!"
Мне именно из-за второй причины пришлось записывать, но потом оказалось - действительно удобно. Просто малость не хватает некоторых функций. Спасибо, greenSnake, еще раз - буду разбираться.

 

[Linxy]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

NNN5, как вариант можно рассмотреть LeaderTask. Не могу сказать, что предложенное решение полностью соответствует Вашим требованиям, но вроде и не сильно противоречит.
Я уже раньше писала о нем на Rudtp.
К сожалению, на данный момент в нем нет возможности автоматического учета времени. Раньше был сторонний плагин "Хронометраж", но в новой версии он не работает, да и автор вроде его забросил. Так же нет процентов выполнения. Пользователи время от времени просят эту функцию, но пока воз на месте. Я выкручиваюсь созданием подзадач для каждого процентного блока, мне так даже удобнее. Например, нужно отрисовать 300 иллюстраций. За день я это не успею, да и не люблю целый день заниматься одним и тем же. Следовательно, добавила к основной задаче 10 подзадач по 10% (30 рисунков) и разбросала на ближайшие дни. Ну и органайзер платный.

Теперь о хорошем.
В нем есть контакты, которые можно связывать с задачами. Вообще они нужны для встроенного почтовика, который идет в наборе с органайзером, но я им не пользуюсь, а вот контакты иногда привлекаю к работе. Также удобно разносить дела из разных сфер по категориям (работа, домашние дела, те же компьютерные задачи). У меня по факту получилось 14 категорий, но это многовато. Приоритеты, сроки, дата создания, дата завершения — это всё есть. Можно всякие выборки делать: только дела на сегодня, по категориям, по состоянию (завершено, отложено, в работе) etc.

Честно говоря, сомневалась стоит ли писать в эту тему и предлагать LeaderTask, т.к. это всё-таки средство планирования, а не учета выполненного. Раньше там была функция создания отчетов, но сейчас ее вырезали. В принципе поделом, она убогая была. Надеюсь, что убрали, чтобы потом сделать нормальную. Хотя я иногда и использую этот планировщик для анализа выполненного, но достаточно примитивно — просто по календарю смотрю сколько заняла та или иная задача, обычно для того, чтобы определить трудозатраты для новой аналогичной работы. Кроме того, в программке был плагин (убрали из поставки, но можно взять из старой версии) для сбора статистики, он мониторит всю деятельность компьютера, но распределение идет по категориям, а не по задачам. При этом растягивать приложения и сайты по категориям пользователю предлагается самостоятельно. У меня этот плагин живет больше ради самодисциплины, чтобы в общем виде глянуть сколько проработала, сколько пробездельничала и где. Пару раз делала благодаря ему достаточно удивительные выводы.
Хотя определенный вид отчетности получить всё же можно. Есть возможность отфильтровать задачи (хоть выполненные, хоть на будущую неделю) по определенным критериям, распечатать этот список, а потом махать им перед лицом начальства.

Одно время пыталась для учета времени за компьютером дополнительно использовать LazyCure, но она продержалась очень недолго — просто надоело.

 

[A**Z]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

У LeaderTask есть недостаток - он денег стоит. А какое же начальство захочет его купить, если его (начальство) собираются в этот самый LeaderTask носом тыкать?

 

[boar]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

Все перечисленные функции есть и в Аутлуке. Вкратце: в чем преимущество ЛидерТаска перед Аутлуком?

 

[Linxy]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

Все перечисленные функции есть и в Аутлуке. Вкратце: в чем преимущество ЛидерТаска перед Аутлуком?

Лично для меня во многом. Конечно, это всё может казаться субъективным и иногда незначительным, но в ежедневной работе доставляет ряд удобств / неудоств.
Итак, основные моменты:
1. Всё в одном месте, т.е. все панели (задачи, контакты, календарь, категории) в одном экране. Кроме того, в Outlook для меня слишком много лишнего. Одно только окно создание задачи утомляет. Плюс приходится часто вводить задачу "на лету". Что-то пришло в голову, два раза щелкнула на пустом месте вбила текст, а с параметрами и сроками разбираюсь уже потом. В Outlook эта фишка не прокатывает. Всегда ему нужно свое окно всунуть.
2. Быстрая фильтрация. Просто элементарная: жмак на нужную категорию в панели и на экране список задач по работе; жмак на день в календаре — соответствующий список.
3. Иерархия задач. Это наверное самый важный пункт. В LeaderTask есть задачи, подзадачи и проекты (типа контейнеров для большого списка дел), связи, подчинение. Например, у меня был проект "Свадьба", где сидело порядка 100 разноплановых задач — туда позвонить, туда съездить, то выбрать, то заказать. Кроме них, естественно, куча других забот, т.к. быт и работу никто не отменял. И достаточно просто нажать в панели на этот проект, и на экране будет только то, что надо. При чем есть многоуровневая фильтрация по нескольким параметрам сразу. C помощью подзадач я создаю этапы и составляющие средне- и долгосрочных задач.
4. Отдельная "прелесть" это напоминания в Outlook. В Leadertask они мягче, спокойнее и не такие доставучие.
В общем в LeaderTask другой подход к организации задач и мне он больше нравится, всё можно разложить по полочкам и этапам. Хотя нужно учитывать мое предвзятое отношение к Outlook. У нас с ним как-то с самого начала не сложилось. Тем не менее пару функций из Outlook я бы прикрутила к LeaderTask. Ради объективности скажу, что пользователи периодически жалуются на работу программки, не без этого. Но либо на те функции, которыми я не пользуюсь, либо мне везёт, но меня пока не коснулось. Ну и если я решусь перейти с LeaderTask, то точно не в Outlook. Разве что в EssentialPIM или MyLifeOrganized.

Да уж, лаконичность всё-таки не мой конёк.

 

[xm]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

Несделанная -- на бумажка с кубарика (по ночам прикрывает на стакан воды)).
Сделанная -- вычеркивается.
При более 77,7% вычёркиваний бумажка заменяется.
Прочая детализация и, тем более, компьютеризация, более чем излишня. Только нервов больше. Либо сделал, либо нет.

 

[Йожег]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?


Не по теме:
Когда в работе больше трех заказов одновременно это дурдом, запарка - страдают и качество и сроки. Стараюсь не набирать столько. Меньше трех - голова, ТЗ и логи аськи/скайпа. Проблемы возникают если заказ долго откладывался - все забывается. Что тоже бывает не так уж часто. К счастью не приходится работать на конвейере. А когда приходилось - манагеры писали заявки где указывали что, когда, и сколько раз. Нет техзадания - давай до свиданья.

 

[Йожег]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

Впрочем разговоры по телефону действительно трудно запомнить, не помешала бы записная книжка, да.

 

[-Moh-]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

У LeaderTask есть недостаток - он денег стоит. А какое же начальство захочет его купить, если его (начальство) собираются в этот самый LeaderTask носом тыкать?

Все перечисленные функции есть и в Аутлуке. Вкратце: в чем преимущество ЛидерТаска перед Аутлуком?

А многим ли надо покупать тот же самый Аутлук?

 

[Linxy]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

Способность или необходимость учёта и планирования времени сугубо субъективное явление. Я, например, такая с детства, со школьного возраста точно. Мне нужны были списочки, этапы. Сейчас без этого мне вообще сложно обходиться. Гораздо проще засыпать, составив четкий план на завтрашний день, без напоминаний — как без рук, особенно при девичьей памяти. Т.е. в моем случае это прежде всего позволяет разгрузить мозг от ненужной информации, потом уже организовать и дисциплинировать себя. Отсутствие плана — это как жить в бардаке, ненужные вещи постоянно под ноги кидаются, а нужное можно искать часами. Люблю, когда всё на своих местах.
Естественно я считаю, планирование полезным процессом, ну и небольшой учет / анализ результатов тоже не повредит.
Конечно, некоторые подходят к вопросу очень серьёзно. Был такой человек Любищев А.А. Так вот он на протяжении 56 лет ежедневно записывал все что сделано с точностью до 5 минут, потом на основе этого составлял месячные и годовые отчеты. Надо сказать, что Любищеву эта система сослужила хорошую службу. Периодически люди пытаются повторить эту "добровольную каторгу", но мало кто выдерживает даже месяц. И ключевая проблема здесь не только в необходимости записывать. Это несложно. Фраза "с точностью до 5 минут" означает, что ученый округлял время до 5 минут, без всяких "3 минуты 47 секунд", а записывал, когда это было нужно.
Вся беда в другом. Считается, что у среднестатистического человека 25% рабочего времени уходит в никуда. Т.е. из каждого часа 15 минут теряются — замечтался, нос почесал, птичку в окне порассматривал. Естественно, что показатель средний, поэтому в одном часе можно ни минутки не потерять, а в другом полчаса как и не было. Я на себе проверяла — действительно, где-то так и складывается ситуация. Мы склонны завышать затраты времени, особенно, когда они требовали наших усилий. Люди, которые пытаются повторить систему Любищева порой радуются даже 75% продуктивности. До этого тоже не все добираются. Сам Любищев со временем сократил потери до 5%, практически нереальные результаты. Кстати, не надо путать потери времени с отдыхом. Последнее как раз нужно обязательно, должно быть в планах и без него нельзя, а то можно невзначай и умереть раньше положенного срока.
Именно в этих потерях времени и состоит основная проблема. Уже через пару недель регулярного учёта полученные цифры, мягко говоря, не радуют. Вроде бы работаешь не покладая рук, а час-второй все равно кто-то сожрал. И это начинает раздражать, потому что ты вроде получаешься не такой уже и трудяга, начинаешь задумываться, что так было всегда и, главное, непонятно что с этим делать. Конечно, если человек вместо работы игрался, то все просто — отключаем игру, получаем дополнительное время. Или объявляем это время отдыхом и не включаем его в рабочие часы (этот момент может быть проблематичным при наличии начальства. А вот когда вроде всё время работал, старался, уже не знаешь куда больше, а всё равно результаты неутешительные — это раздражает. Я когда сама читала отзывы других, казалось, что проблема надуманная. Потом попробовала. Ничего она не надуманная, действительно, бесит узнавать, что не особо ты и д'Артаньян. Еще выясняется, что не только результаты труда обычно переоцениваются ("Я сегодня 8 часов проработала!", хотя по факту и 6 не набралось), но и возможности ("Я за 2 часа справлюсь!", а в результате ушло 4). Это не так сильно угнетает, но тоже заставляет немного по другому на себя посмотреть. Например, мой небольшой эксперимент дал возможность понять что, как и на сколько я обычно переоцениваю. Информация была полезной.

 

[NNN5]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

Во время учебы в институте при подготовке к экзаменам случалось заниматься "весь день". Практически чистого времени выходило по-любому всего 4 часа. Это при полном напряжении! На самом деле если знать об этих потерях и так и планировать - получится честнее и спокойнее. Есть целый день? Значит, фактически 4 часа. Можно смело заниматься эти 4 часа и сходить, скажем, на концерт. Но уже не валять дурака.

Что же касается задач, то просто вычеркивать на листке бумаге сделанное недостаточно. Хочется именно учесть - когда это было, сколько времени потрачено и т.п.

Так что всем спасибо!

 

[Йожег]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?


Не по теме:
Просмотр форума по какой категории проходит? Труд, отдых или потеря времени? У меня так давно по категории отдых. Чтобы не умереть раньше времени.

 

[greenSnake]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

Не по теме:
Просмотр форума по какой категории проходит?

Не по теме:
Тяжелая самообразовательная работа по повышению профессионального уровня

 

[Linxy]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?

Не по теме:
Просмотр форума по какой категории проходит? Труд, отдых или потеря времени? У меня так давно по категории отдых. Чтобы не умереть раньше времени.

Не по теме:
А вот это смотря как к процессу подходить. Если это сознательный поход на форум после завершения определенного этапа работы или какого-то установленного отрезка времени, то это отдых. Кстати, академический час не зря появился. Считается, что 45 минут — оптимальное время для продуктивной работы. Если больше, то концентрация теряется из-за утомления, человек начинает вертеться и отвлекаться. Меньше — недостаточно для нормального включения в рабочий процесс. Поэтому, в графике 45 минут работы, 10-15 минут форума, форум — это отдых. А вот если набеги на форум через каждые 5-10 минут на чуть-чуть, пару тем прочитать, то это потери времени. Постоянное переключение внимание хоть и кажется отдыхом, но не дает нужных результатов, потому что по факту отдыха за ту минутку на форуме произошло, ключевая цель отдыха (перезагрузка мозга) не достигнута. При этом каждый раз приходится тратить еще дополнительное время на то, чтобы вспомнить "таааак, что я здесь делала".

 

[Йожег]

Ответ: Кто как записывает сделанную работу?


Не по теме:
Ну я вот сейчас борщ варю и гуляш жарю. Пялиться на кастрюльки/сковородки глупо, что-то серьезное делать невозможно - сгорит все нафиг и убежит А вообще, в работе верстальщика полно таких моментов, когда просто ждешь. Тексты, картинки, макеты, правки. Конечно это потеря времени, но учить в это время английский язык? Ну можно наверное... Вот только болтаясь на форуме гораздо меньше забываешь чего там делал. А все какая-то польза.